Wie werden Mehrkosten bei der Hilfsmittelversorgung korrekt abgerechnet?

Posted by: Tanja Port
29 Okt. 2026

Mehrkosten bei der Hilfsmittelversorgung entstehen, wenn ein Versicherter ein Hilfsmittel wählt, das über das von der Krankenkasse genehmigte Maß hinausgeht. Der Versicherte trägt den Differenzbetrag selbst. Damit die Abrechnung reibungslos funktioniert, müssen Leistungserbringer klare Verfahrensschritte einhalten, die von der Vereinbarung bis zur Rechnungsstellung reichen. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um Mehrkosten, Mehrkostenvereinbarung und die korrekte Abrechnung gegenüber Kasse und Versichertem.

Wann entstehen Mehrkosten bei der Hilfsmittelversorgung?

Mehrkosten bei der Hilfsmittelversorgung entstehen immer dann, wenn das gewünschte Hilfsmittel teurer ist als das Produkt, das die Krankenkasse im Rahmen ihrer Versorgungspflicht nach § 33 SGB V übernimmt. Die Kasse zahlt bis zur Höhe des wirtschaftlichsten Produkts, das den medizinischen Bedarf abdeckt. Alles darüber hinaus gilt als Mehrkostenbetrag und muss vom Versicherten selbst getragen werden.

Typische Situationen, in denen Mehrkosten anfallen:

Der Versicherte wünscht ein höherwertiges Modell als das Kassenprodukt, etwa ein Rollstuhl mit zusätzlichen Komfortfunktionen.
Das gewünschte Hilfsmittel ist nicht im Hilfsmittelverzeichnis gelistet, erfüllt aber den medizinischen Bedarf.
Der Versicherte bevorzugt ein Produkt eines Herstellers, mit dem die Kasse keinen Vertrag nach § 127 SGB V geschlossen hat.
Zusatzausstattungen oder Upgrades werden auf ausdrücklichen Wunsch des Versicherten ergänzt.

Entscheidend ist: Die Grundversorgung muss immer sichergestellt sein. Mehrkosten dürfen nur dann vereinbart werden, wenn das Kassenprodukt tatsächlich zur Verfügung steht und dem Versicherten aktiv angeboten wurde. Fehlt dieser Nachweis, riskierst du eine Absetzung durch die Krankenkasse.

Was muss die Mehrkostenvereinbarung enthalten?

Die Mehrkostenvereinbarung ist ein schriftliches Dokument, das vor der Versorgung zwischen Leistungserbringer und Versichertem abgeschlossen werden muss. Sie muss klar ausweisen, welches Kassenprodukt angeboten wurde, welches Produkt der Versicherte stattdessen wählt und wie hoch der Differenzbetrag ist, den der Versicherte selbst übernimmt.

Folgende Inhalte gehören in jede Mehrkostenvereinbarung:

Beschreibung des Kassenprodukts: Das wirtschaftlichste geeignete Produkt muss konkret benannt sein, nicht nur pauschal erwähnt werden.
Beschreibung des gewählten Produkts: Produktbezeichnung, Hersteller und Artikelnummer sollten eindeutig dokumentiert sein.
Kassenleistung und Mehrkostenbetrag: Beide Beträge müssen separat ausgewiesen sein, damit der Versicherte nachvollziehen kann, was die Kasse zahlt und was er selbst trägt.
Unterschrift des Versicherten: Die Vereinbarung muss freiwillig und informiert unterzeichnet werden. Ein nachträgliches Unterschreiben ist problematisch.
Datum vor der Versorgung: Die Vereinbarung muss zwingend vor Leistungserbringung vorliegen.

Fehlende oder unvollständige Angaben sind einer der häufigsten Gründe, warum Krankenkassen Abrechnungen nicht anerkennen. Wer die Vereinbarung als Formalie behandelt, zahlt im Zweifel drauf.

Wie wird der Mehrkostenbetrag korrekt berechnet?

Der Mehrkostenbetrag ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Preis des gewählten Produkts und dem Betrag, den die Krankenkasse für die Grundversorgung übernimmt. Grundlage ist der Kassenbetrag, der sich aus dem jeweiligen Vertragswerk oder dem Festbetrag ergibt, nicht der unverbindliche Listenpreis.

Die Berechnung folgt diesem Schema:

Preis des gewählten Hilfsmittels ermitteln.
Kassenleistung bestimmen: Das ist entweder der vertraglich vereinbarte Preis nach § 127 SGB V oder, wo Festbeträge gelten, der entsprechende Festbetrag.
Differenz bilden: Preis des gewählten Produkts minus Kassenleistung ergibt den Mehrkostenbetrag.
Gesetzliche Zuzahlung des Versicherten separat ausweisen: Sie ist nicht Teil des Mehrkostenanteils, wird aber ebenfalls vom Versicherten getragen.

Wichtig: Mehrkosten und Hilfsmittel-Zuzahlung sind zwei verschiedene Positionen. Die Zuzahlung nach § 33 SGB V berechnet sich nach gesetzlichen Vorgaben und ist unabhängig davon, ob Mehrkosten vereinbart wurden oder nicht. Beide Beträge müssen in der Rechnung an den Versicherten klar getrennt ausgewiesen werden.

Wie läuft die Abrechnung gegenüber Kasse und Versichertem ab?

Die Abrechnung bei Mehrkosten läuft zweigleisig: Die Krankenkasse erhält die Abrechnung für ihren Anteil, der Versicherte erhält eine separate Rechnung für den Mehrkostenbetrag und die gesetzliche Zuzahlung. Beide Abrechnungswege müssen korrekt und vollständig dokumentiert sein, damit keine Absetzungen entstehen.

Abrechnung gegenüber der Krankenkasse

Die Abrechnung gegenüber der Kasse erfolgt nach § 302 SGB V auf elektronischem Weg. Du reichst den Kassenanteil mit den vollständigen Belegen ein: genehmigter Kostenvoranschlag, Versorgungsnachweis und die unterzeichnete Mehrkostenvereinbarung als Beleg dafür, dass der Versicherte informiert und einverstanden war. Fehlt die Vereinbarung oder ist sie lückenhaft, kann die Kasse den gesamten Vorgang absetzen, nicht nur den Mehrkostenanteil.

Abrechnung gegenüber dem Versicherten

Für den Versicherten erstellst du eine separate Rechnung, die den Mehrkostenbetrag und die gesetzliche Zuzahlung einzeln ausweist. Diese Rechnung muss dem Versicherten zugehen, bevor oder unmittelbar nachdem die Versorgung abgeschlossen ist. Offene Forderungen gegenüber Versicherten, die nicht zeitnah gestellt werden, sind schwerer einzutreiben und belasten die Liquidität deines Betriebs unnötig.

Welche Fehler führen zur Ablehnung durch die Krankenkasse?

Die häufigsten Gründe für Absetzungen bei Mehrkosten-Abrechnungen sind fehlende oder fehlerhafte Dokumentation, nicht die Versorgung selbst. Krankenkassen prüfen formale Anforderungen konsequent, und ein einzelnes fehlendes Dokument kann dazu führen, dass ein gesamter Vorgang nicht vergütet wird.

Diese Fehler führen am häufigsten zu Rückläufern:

Keine schriftliche Mehrkostenvereinbarung: Mündliche Absprachen werden nicht anerkannt.
Vereinbarung nach der Versorgung unterzeichnet: Das Datum muss vor der Leistungserbringung liegen.
Kassenprodukt nicht konkret benannt: Eine pauschale Formulierung wie „Standardprodukt“ reicht nicht aus.
Mehrkosten und Zuzahlung vermischt: Beide Positionen müssen separat ausgewiesen sein.
Fehlender Genehmigungsbescheid: Wenn eine Genehmigung erforderlich war und nicht vorliegt, wird die gesamte Abrechnung abgesetzt.
Falsche Abrechnungsposition: Wird das Produkt in einer nicht passenden Produktgruppe abgerechnet, entsteht ein formaler Fehler.

Viele dieser Fehler entstehen nicht aus Unwissen, sondern weil im Tagesgeschäft der Überblick verloren geht. Gerade bei hohem Auftragsvolumen schleichen sich Lücken in die Dokumentation ein, die erst Wochen später bei der Abrechnung auffallen, dann aber schwer zu korrigieren sind.

Wer ist für die korrekte Abrechnung von Mehrkosten verantwortlich?

Die Verantwortung für eine korrekte Mehrkosten-Abrechnung liegt beim Leistungserbringer, also beim Sanitätshaus, Homecare-Anbieter oder Reha-Dienstleister. Das umfasst die Aufklärung des Versicherten, die Erstellung der Vereinbarung, die Einreichung bei der Kasse und die Rechnungsstellung an den Versicherten. Eine Delegation an Dritte ist möglich, ändert aber nichts an der grundsätzlichen Verantwortlichkeit.

In der Praxis bedeutet das: Wer die Versorgung erbringt, muss auch sicherstellen, dass alle vorgelagerten Schritte sauber dokumentiert sind. Abrechnung ist das letzte Glied in der Kette, nicht der Kern. Wenn Genehmigungen fehlen, Vereinbarungen unvollständig sind oder Fristen versäumt wurden, hilft auch die beste Abrechnungssoftware nicht mehr weiter.

Besonders in Betrieben mit Personalengpässen oder hohem Auftragsvolumen gerät genau dieser vorgelagerte Bereich unter Druck. Vorgänge bleiben liegen, Fristen werden knapp, und am Ende fehlt bei der Abrechnung die Grundlage für eine vollständige Vergütung. Das ist kein Abrechnungsproblem, das ist ein Prozessproblem.

So unterstützen wir bei der Mehrkosten-Abrechnung

Wir bei AMIG übernehmen genau die Prozesse, die zwischen Versorgung und Vergütung liegen, direkt in deinem System und in deinem Namen. Das bedeutet konkret:

Erstellung und Einreichung von Kostenvoranschlägen, damit die Genehmigungsgrundlage stimmt, bevor die Versorgung startet.
Prüfung und Begleitung der Dokumentation, damit Mehrkostenvereinbarungen vollständig und fristgerecht vorliegen.
Vorbereitung der Abrechnung nach § 302 SGB V gegenüber den Krankenkassen.
Bearbeitung von Absetzungen und Rückläufern, damit erbrachte Leistung nicht zur Ausbuchung wird.
Klärung strittiger Vorgänge direkt mit den Kostenträgern.

Das Ergebnis: Entlastung für dein Team, Sicherheit durch lückenlose Dokumentation und Liquidität, weil erbrachte Leistung konsequent zu Geld wird. Wenn du wissen möchtest, wie wir das konkret in deinem Betrieb umsetzen können, melde dich für ein erstes Gespräch.

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