Wie beeinflusst das Hilfsmittelreformgesetz die Abrechnung in Sanitätshäusern?

Posted by: Tanja Port
12 Sep. 2026

Das Hilfsmittelreformgesetz verschärft die Anforderungen an Dokumentation, Genehmigungsverfahren und Vertragskonformität in der Hilfsmittelversorgung spürbar. Für Sanitätshäuser bedeutet das konkret: Wer Abläufe nicht anpasst, riskiert Absetzungen durch die Krankenkassen und damit bares Geld. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen, die Geschäftsführer und Abrechnungsverantwortliche in der Praxis beschäftigen.

Welche Abrechnungsprozesse im Sanitätshaus ändert das Hilfsmittelreformgesetz konkret?

Das Hilfsmittelreformgesetz greift direkt in die Abrechnung nach § 300 und § 302 SGB V ein. Sanitätshäuser müssen Leistungen vollständiger dokumentieren, Verordnungen sorgfältiger prüfen und Fristen konsequenter einhalten als bisher. Fehler, die früher toleriert wurden, führen heute schneller zu Absetzungen durch die Krankenkasse.

In der Praxis betrifft das vor allem drei Bereiche:

Auftragserfassung: Jeder Vorgang muss lückenlos dokumentiert sein, bevor die Abrechnung eingereicht wird. Fehlende Angaben auf der Verordnung oder unvollständige Patientendaten reichen aus, um einen Anspruch zu gefährden.
Fristenmanagement: Genehmigungen und Kostenvoranschläge müssen innerhalb definierter Zeitfenster eingeholt und eingereicht werden. Wer Fristen verpasst, verliert den Vergütungsanspruch.
Elektronische Einreichung: Die Anforderungen an die elektronische Datenübermittlung steigen. Das betrifft sowohl das Datenformat als auch die Vollständigkeit der übermittelten Informationen.

Für viele Sanitätshäuser liegt das eigentliche Problem nicht in der Abrechnung selbst, sondern in den Prozessen davor. Vorgänge bleiben liegen, weil Personal fehlt oder Fachwissen nicht aktuell ist. Operative Inhouse-Prozesse sauber aufzusetzen, ist deshalb die Voraussetzung dafür, dass die Abrechnung überhaupt funktioniert.

Welche neuen Anforderungen gelten für die Genehmigungsverfahren bei Hilfsmitteln?

Das Genehmigungsverfahren bei Hilfsmitteln wird durch das Reformgesetz formaler und dokumentationsintensiver. Kostenvoranschläge müssen in vielen Fällen elektronisch eingereicht werden (eKV-Pflicht), und die Krankenkassen prüfen Anträge strenger als zuvor. Eine lückenhafte Begründung oder ein fehlendes Dokument kann die Genehmigung verzögern oder verhindern.

Konkret sollten Sanitätshäuser folgende Punkte im Blick behalten:

Vollständigkeit der Unterlagen: Ärztliche Verordnung, Begründung der Versorgung und gegebenenfalls Maßblätter müssen vollständig und korrekt vorliegen, bevor ein KV eingereicht wird.
Elektronischer Kostenvoranschlag (eKV): Viele Kassen fordern die digitale Einreichung. Wer hier noch auf Papier arbeitet, riskiert Verzögerungen und Ablehnungen.
Fristen im Blick behalten: Kassen haben definierte Bearbeitungsfristen. Wer nicht aktiv nachverfolgt, ob eine Genehmigung erteilt oder abgelehnt wurde, verliert wertvolle Zeit und Liquidität.

Das Genehmigungsmanagement ist einer der fehleranfälligsten Schritte im gesamten Prozess. Hier entscheidet sich, ob eine erbrachte Leistung am Ende vergütet wird oder nicht.

Wie wirkt sich das Gesetz auf Verträge mit den Krankenkassen aus?

Das Hilfsmittelreformgesetz stärkt die Vertragskonformität als Abrechnungsvoraussetzung. Sanitätshäuser können Leistungen nur dann gegenüber der Krankenkasse abrechnen, wenn sie auf Basis gültiger Verträge nach § 127 SGB V handeln. Abweichungen von den Vertragsbedingungen, auch kleine, führen zu Absetzungen.

Für die Praxis bedeutet das:

Vertragsinhalte müssen regelmäßig geprüft werden, weil Kassen Konditionen und Anforderungen anpassen.
Produktauswahl und Hilfsmittelkennzeichen müssen exakt mit den Vertragsregelungen übereinstimmen.
Abweichungen in der Versorgung, die medizinisch sinnvoll sind, aber vertraglich nicht gedeckt werden, müssen vorab geklärt und dokumentiert werden.

Sanitätshäuser, die mit mehreren Kassen arbeiten, stehen vor einer besonderen Herausforderung: Jede Kasse kann eigene Anforderungen und Vertragsbedingungen haben. Wer das nicht systematisch im Griff hat, verliert Umsatz, ohne es sofort zu merken.

Was passiert bei Abrechnungsfehlern oder Absetzungen nach dem Reformgesetz?

Bei Fehlern in der Abrechnung von Hilfsmitteln nimmt die Krankenkasse Absetzungen vor. Das bedeutet: Die eingereichte Leistung wird nicht oder nur teilweise vergütet. Nach dem Reformgesetz sind die Prüfprozesse der Kassen strukturierter, und Absetzungen werden schneller ausgesprochen. Wer nicht aktiv widerspricht, verliert den Anspruch.

Der Umgang mit Rückläufern und Absetzungen folgt einem klaren Muster:

Absetzung prüfen: Nicht jede Absetzung ist berechtigt. Zunächst muss geprüft werden, ob die Kasse einen formalen oder inhaltlichen Fehler geltend macht.
Widerspruch einlegen: Bei unberechtigten Absetzungen muss innerhalb der Fristen Widerspruch eingelegt werden. Wer zu spät reagiert, verliert den Anspruch endgültig.
Nachreichung von Unterlagen: In vielen Fällen lässt sich eine Absetzung durch die Nachreichung fehlender Dokumente korrigieren.
Klärung mit der Kasse: Strittige Fälle müssen direkt mit dem Kostenträger besprochen werden. Das kostet Zeit, ist aber notwendig, um Liquidität zu sichern.

Die häufigste Ursache für Absetzungen ist kein Versehen bei der Abrechnung, sondern ein Problem früher im Prozess: fehlende Genehmigungen, unvollständige Dokumentation oder falsch ausgewählte Hilfsmittelkennzeichen. Abrechnung ist das letzte Glied, nicht der Kern des Problems.

Wann lohnt sich externes Abrechnungsmanagement für Sanitätshäuser?

Externes Prozessmanagement lohnt sich für Sanitätshäuser, wenn Vorgänge regelmäßig liegen bleiben, Absetzungsquoten steigen oder Personalausfälle die Abläufe destabilisieren. Das Reformgesetz erhöht den Aufwand für Dokumentation und Fristen weiter, sodass interne Kapazitäten schneller an ihre Grenzen stoßen.

Typische Situationen, in denen externe Unterstützung sinnvoll ist:

Auftragsrückstände wachsen, obwohl das Team voll ausgelastet ist.
Absetzungen häufen sich, ohne dass die Ursachen klar sind.
Krankheit oder Urlaub einzelner Mitarbeiter bringen den gesamten Prozess ins Stocken.
Die Anforderungen durch das Hilfsmittelreformgesetz überfordern das vorhandene Fachwissen.
Liquidität leidet, weil erbrachte Leistungen nicht oder zu spät vergütet werden.

Wichtig ist dabei die Unterscheidung: Ein reines Abrechnungshaus rechnet ab, was fertig bei ihm ankommt. Was Sanitätshäuser meistens brauchen, ist Unterstützung dabei, dass Vorgänge überhaupt fertig werden, also bei Auftragserfassung, Genehmigungsmanagement und Fristenüberwachung.

So unterstützen wir Sanitätshäuser bei der Hilfsmittelabrechnung

Wir übernehmen bei AMIG die operativen Inhouse-Prozesse direkt in deinem System und in deinem Namen, ohne dass du deine Software wechseln oder neue Schnittstellen einrichten musst. Das umfasst den gesamten Weg von der Auftragserfassung bis zur vorbereitenden Abrechnung nach § 300 und § 302 SGB V:

Entlastung: Dein Team kommt wieder hinterher, weil wir Rückstände abbauen und laufende Vorgänge begleiten.
Sicherheit: Fachwissen zu Krankenkassenanforderungen, Genehmigungsverfahren und aktuellen Regularien ist dauerhaft verfügbar, unabhängig von Urlaub oder Krankheit.
Liquidität: Erbrachte Leistungen werden konsequent bis zur vollständigen Vergütung nachverfolgt. Absetzungen und Rückläufer klären wir direkt mit den Kostenträgern.

Wir arbeiten in allen gängigen Branchensystemen des Hilfsmittelbereichs, darunter KUMAVISION, eva/3, TopM san6 und opta data, und decken dabei alle Hilfsmittelbereiche ab. Das ist unser Unterschied zu Anbietern, die auf ein System oder einen Bereich spezialisiert sind.

Wenn du wissen möchtest, wie wir konkret in deinem Sanitätshaus ansetzen können, sprich uns an für ein unverbindliches Erstgespräch.

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