Wie können Sanitätshäuser Abrechnungsfälle bei einer Betriebsübernahme korrekt zuordnen?

Bei einer Sanitätshaus-Betriebsübernahme müssen Abrechnungsfälle grundsätzlich dem Leistungserbringer zugeordnet werden, der die jeweilige Versorgung tatsächlich erbracht hat. Das klingt eindeutig, ist es in der Praxis aber selten: Laufende Versorgungsfälle, noch nicht eingereichte Rezepte und offene Genehmigungen schaffen eine Grauzone, die schnell zu Liquiditätsproblemen führt. Die folgenden Fragen zeigen, worauf Du bei der Praxisübernahme besonders achten musst.

Welche Abrechnungsfälle sind bei einer Betriebsübernahme besonders problematisch?

Die größten Risiken bei einer Sanitätshaus-Betriebsübernahme entstehen dort, wo Leistung und Abrechnung zeitlich auseinanderfallen. Konkret betrifft das Versorgungsfälle, die der Vorbesitzer begonnen, aber noch nicht abgerechnet hat, sowie Rezepte und Genehmigungen, die noch im Umlauf sind. Genau hier drohen Absetzungen oder kompletter Vergütungsausfall.

Im Einzelnen sind folgende Konstellationen besonders fehleranfällig:

• Laufende Versorgungen mit Genehmigung des Vorbesitzers: Die Krankenkasse hat die Versorgung für ein bestimmtes Sanitätshaus genehmigt. Wechselt der Betreiber, gilt diese Genehmigung nicht automatisch weiter.
• Noch nicht eingereichte Sammelrechnungen: Monatsabrechnungen nach § 302 oder § 300 SGB V, die zum Übergabezeitpunkt noch offen sind, müssen klar dem richtigen Vertragspartner zugeordnet werden.
• Rezepte ohne vollständige Dokumentation: Fehlt die Lieferdokumentation oder Unterschrift des Patienten, droht beim Einreichen ein Rückläufer.
• Offene Kostenvoranschläge (KV/eKV): Wurde ein Kostenvoranschlag unter dem alten Institutionskennzeichen (IK) eingereicht und noch nicht genehmigt, ist die weitere Bearbeitung unter dem neuen Betreiber unklar.

Wer diese Fälle nicht systematisch erfasst, bevor die Übergabe vollzogen ist, riskiert, dass erbrachte Leistungen schlicht nicht vergütet werden.

Wie werden laufende Versorgungsfälle beim Inhaberwechsel rechtlich zugeordnet?

Laufende Versorgungsfälle werden grundsätzlich dem Leistungserbringer zugeordnet, der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung über einen gültigen Versorgungsvertrag mit der Krankenkasse verfügt hat. Das bedeutet: Leistungen, die der Vorbesitzer erbracht hat, bleiben dessen Abrechnungsfall, auch wenn die Rechnung erst nach der Übergabe gestellt wird.

Dieser Grundsatz hat praktische Konsequenzen, die Du frühzeitig klären musst:

• Der neue Betreiber kann nur dann unter seinem eigenen Institutionskennzeichen abrechnen, wenn er die Leistung selbst erbracht hat und einen eigenen Versorgungsvertrag mit der jeweiligen Krankenkasse besitzt.
• Für Leistungen des Vorbesitzers muss entweder dieser selbst noch abrechnen, oder es muss eine klare vertragliche Regelung zwischen Käufer und Verkäufer getroffen werden, wer die Abrechnung übernimmt und wer das Geld erhält.
• Ohne eine solche Regelung können Zahlungen an die falsche Partei fließen oder ganz ausbleiben.

Da es sich hier um Fragen mit rechtlicher Dimension handelt, empfehlen wir dringend, einen auf Gesundheitsrecht spezialisierten Anwalt einzubeziehen. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Was passiert mit noch nicht eingereichten Rezepten und Genehmigungen?

Noch nicht eingereichte Rezepte und laufende Genehmigungsverfahren sind bei einer Praxisübernahme im Sanitätshaus zwei der heikelsten Themen. Sie sind an das Institutionskennzeichen des Vorbesitzers geknüpft und können in der Regel nicht einfach unter dem neuen IK eingereicht werden, ohne dass dies zu Absetzungen führt.

Für die Praxis bedeutet das:

• Noch nicht eingereichte Rezepte des Vorbesitzers sollten vor dem Übergabedatum vollständig erfasst, geprüft und möglichst noch unter dem alten IK eingereicht werden.
• Laufende Genehmigungsverfahren (eKV), die unter dem alten IK beantragt wurden, müssen nach der Übergabe neu bewertet werden. Manche Krankenkassen akzeptieren eine Übertragung, andere nicht.
• Bereits genehmigte Versorgungen gelten für den genehmigten Leistungserbringer. Setzt der neue Betreiber diese Versorgung fort, braucht er in der Regel eine eigene Genehmigung oder zumindest eine Abstimmung mit der Kasse.

Eine vollständige Bestandsaufnahme aller offenen Vorgänge vor dem Stichtag ist deshalb keine Option, sondern Pflicht. operative Inhouse-Prozesse wie das Genehmigungsmanagement und die Fristenüberwachung sind genau dafür ausgelegt, solche Lücken zu schließen.

Wann sollte die Krankenkasse über einen Betreiberwechsel informiert werden?

Die Krankenkasse sollte so früh wie möglich über einen Betreiberwechsel informiert werden, idealerweise bevor die ersten Leistungen unter dem neuen Betreiber erbracht werden. Wer erst nach der Übergabe kommuniziert, riskiert, dass Abrechnungen unter dem falschen IK eingereicht werden und Absetzungen folgen.

Konkret gilt:

• Der neue Betreiber muss bei den Krankenkassen ein eigenes Institutionskennzeichen beantragen, sofern noch keines vorhanden ist. Ohne gültiges IK ist keine Abrechnung möglich.
• Versorgungsverträge nach § 127 SGB V sind personengebunden oder an das Unternehmen geknüpft. Sie gehen nicht automatisch auf den Käufer über. Die Kassen müssen separat informiert und neue Verträge müssen gegebenenfalls beantragt werden.
• Einige Krankenkassen verlangen eine schriftliche Mitteilung über den Betreiberwechsel innerhalb bestimmter Fristen. Diese Fristen variieren je nach Kasse und Vertrag.

Da die Anforderungen je nach Kassenart und Versorgungsbereich unterschiedlich sind, lohnt es sich, die wichtigsten Kostenträger direkt anzusprechen und deren konkrete Anforderungen zu erfragen, bevor der Übergabetermin feststeht.

Wie lässt sich die Abrechnung nach einer Übernahme reibungslos weiterführen?

Eine reibungslose Weiterführung der Abrechnung nach einer Sanitätshaus-Betriebsübernahme gelingt nur, wenn vor dem Stichtag eine vollständige Bestandsaufnahme aller offenen Vorgänge stattgefunden hat und alle Beteiligten wissen, wer was unter welchem IK abrechnet. Ohne diesen strukturierten Übergabeprozess entstehen Lücken, die sich später kaum noch schließen lassen.

Die wichtigsten Schritte für einen sauberen Start:

1. Offene Vorgänge vollständig erfassen: Alle laufenden Versorgungsfälle, noch nicht eingereichten Rezepte und offenen Genehmigungen müssen zum Stichtag dokumentiert sein.
2. Klare Zuständigkeiten vereinbaren: Wer rechnet welche Fälle ab, wer erhält die Zahlungen? Diese Fragen müssen vertraglich zwischen Käufer und Verkäufer geregelt sein.
3. IK und Versorgungsverträge frühzeitig beantragen: Ohne gültiges IK und Versorgungsvertrag kann der neue Betreiber nicht abrechnen. Die Beantragung dauert Zeit.
4. Branchensoftware übertragen und prüfen: Stammdaten, Patientenakten und laufende Vorgänge müssen im System korrekt dem richtigen Betreiber zugeordnet sein.
5. Kassen und Kostenträger aktiv informieren: Proaktive Kommunikation verhindert Absetzungen und klärt Erwartungen auf beiden Seiten.

Wer diesen Prozess unterschätzt, merkt es spätestens beim ersten Abrechnungslauf, wenn Rückläufer eintreffen oder Zahlungen ausbleiben. Abrechnung nach Übernahme ist kein Selbstläufer, sondern das Ergebnis sorgfältiger Vorbereitung.

Wie wir bei einer Betriebsnachfolge im Sanitätshaus unterstützen

Eine Betriebsübernahme im Sanitätshaus bringt in kurzer Zeit eine enorme administrative Last. Genau in dieser Phase übernehmen wir die operativen Inhouse-Prozesse direkt in deinem System und in deinem Namen, damit du dich auf die Versorgung deiner Patienten und den Aufbau deines Betriebs konzentrieren kannst.

Konkret unterstützen wir dich dabei:

• Bestandsaufnahme offener Vorgänge: Wir erfassen alle laufenden Versorgungsfälle, offenen Rezepte und Genehmigungen im Übergabezeitraum systematisch.
• Genehmigungsmanagement gegenüber Kostenträgern: Wir begleiten neue Genehmigungsverfahren und klären strittige Absetzungen direkt mit den Kassen.
• Vorbereitende Abrechnung nach § 300 und § 302 SGB V: Wir sorgen dafür, dass erbrachte Leistungen vollständig und korrekt eingereicht werden und nicht als Rückläufer zurückkommen.
• Fristenüberwachung: Wir behalten laufende Fristen im Blick, damit keine Vergütungsansprüche verfallen.
• Arbeit in deiner Branchensoftware: Ob KUMAVISION, eva/3, TopM san6, opta data oder ein anderes System, wir arbeiten direkt darin, ohne Systemwechsel oder Datenverluste.

Das Ergebnis: Entlastung für dein Team, Sicherheit im Prozess und Liquidität, weil erbrachte Leistungen tatsächlich vergütet werden. Melde dich für ein unverbindliches Erstgespräch, damit wir gemeinsam schauen, wie wir deine Übernahme prozesssicher machen.

Ähnliche Artikel

• Welche Abrechnungsvoraussetzungen müssen Leistungserbringer 2026 erfüllen?
• Wie kommunizieren Leistungserbringer effizient mit verordnenden Ärzten?
• Wie beeinflusst die Zahlungsmoral der Krankenkassen die Liquidität von Sanitätshäusern?
• Welche Fristen gelten bei der Einreichung von Hilfsmittelabrechnungen?
• Welche Auswirkungen hat der Fachkräftemangel auf die Verwaltung von Sanitätshäusern?

Dieser Inhalt wurde mithilfe von KI erstellt und kann Fehler enthalten.