Wie funktioniert die Abrechnung von Hilfsmitteln bei einem Todesfall des Versicherten?

Posted by: Tanja Port
23 Okt. 2026

Wenn ein Versicherter verstirbt, müssen laufende Hilfsmittelversorgungen sofort gestoppt und bereits erbrachte Leistungen korrekt abgerechnet werden. Die Abrechnung von Hilfsmitteln im Todesfall folgt klaren Regeln: Gelieferte Leistungen bis zum Todestag sind grundsätzlich vergütungsfähig, Mietgeräte müssen zurückgeholt werden, und für die Einreichung gelten kassenspezifische Fristen. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen, die in der Praxis entstehen.

Was passiert mit laufenden Hilfsmittellieferungen nach dem Tod des Versicherten?

Laufende Hilfsmittellieferungen enden mit dem Todestag des Versicherten. Leistungen, die bis zu diesem Datum erbracht wurden, können regulär abgerechnet werden. Lieferungen, die nach dem Tod des Versicherten erfolgt sind, werden von der Krankenkasse in der Regel nicht vergütet und führen zu Absetzungen.

In der Praxis erfährt der Leistungserbringer den Todesfall oft nicht sofort. Gerade bei Dauerversorgungen wie Inkontinenzmaterial, enteraler Ernährung oder Sauerstofftherapie laufen Lieferrhythmen häufig automatisiert weiter. Das ist ein reales Risiko: Wer nach dem Todesdatum liefert und abrechnet, riskiert Rückläufer, die sich nachträglich kaum noch korrigieren lassen.

Sobald der Todesfall bekannt wird, sollte daher sofort geprüft werden, welche Aufträge noch offen sind und ob bereits Waren versendet oder Leistungen erbracht wurden. Eine schnelle Abstimmung mit der Krankenkasse ist in unklaren Fällen sinnvoll, auch wenn das Zeit kostet.

Welche Fristen gelten für die Abrechnung im Todesfall?

Für die Abrechnung von Hilfsmitteln nach einem Todesfall gelten grundsätzlich dieselben Einreichungsfristen wie bei regulären Abrechnungen. Die meisten Krankenkassen erwarten die Einreichung innerhalb von zwölf Monaten nach Leistungserbringung. Einige Kassen haben abweichende Fristen in ihren Verträgen nach § 302 SGB V festgelegt.

Wichtig ist: Die Frist beginnt mit dem Datum der Leistungserbringung, nicht mit dem Datum, an dem der Todesfall bekannt wurde. Wer also erst Wochen nach dem Tod des Versicherten von diesem erfährt und dann noch offene Positionen abrechnen möchte, muss die verbleibende Frist im Blick haben.

Ein häufiger Fehler ist, die Abrechnung aufzuschieben, weil der Fall intern noch nicht vollständig geklärt ist. Gerade in solchen Sondersituationen sollte die Einreichung so früh wie möglich erfolgen, um keine Vergütungsansprüche zu verlieren. Bei Unsicherheit über kassenspezifische Fristen empfiehlt sich die direkte Rückfrage beim zuständigen Kostenträger.

Welche Dokumente werden für die Abrechnung nach einem Todesfall benötigt?

Für die Abrechnung von Hilfsmitteln nach dem Tod eines Versicherten werden in der Regel dieselben Belege benötigt wie bei einer Standardabrechnung: gültige ärztliche Verordnung, Genehmigung der Krankenkasse (sofern erforderlich), Liefernachweise und die Abrechnung nach § 300 oder § 302 SGB V. In einigen Fällen fordern Krankenkassen zusätzlich den Nachweis des Todesdatums.

Ob und in welcher Form ein Sterbebeleg einzureichen ist, hängt von der jeweiligen Kasse ab. Manche Kassen verlangen eine Kopie der Sterbeurkunde als Anlage zur Abrechnung, andere akzeptieren eine formlose Mitteilung oder verzichten ganz darauf, wenn der Todestag aus dem Abrechnungszeitraum klar hervorgeht.

Grundsätzlich gilt: Alle Dokumente, die die erbrachte Leistung bis zum Todestag belegen, müssen vollständig und korrekt vorliegen. Fehlende oder fehlerhafte Unterlagen sind einer der häufigsten Gründe für Absetzungen in diesen Fällen. Eine sorgfältige Prüfung der Unterlagen vor der Einreichung spart im Nachgang erheblich Zeit und Aufwand.

Wie werden bereits gelieferte, aber noch nicht abgerechnete Hilfsmittel behandelt?

Hilfsmittel, die vor dem Todestag geliefert, aber noch nicht abgerechnet wurden, können und sollten regulär abgerechnet werden. Der Todesfall des Versicherten ändert nichts an der Vergütungspflicht der Krankenkasse für Leistungen, die rechtmäßig erbracht wurden. Voraussetzung ist, dass Verordnung, Genehmigung und Liefernachweis vollständig vorliegen.

In der Praxis häufen sich solche offenen Positionen besonders bei Betrieben, die mit Rückständen in der vorbereitenden Abrechnung kämpfen. Wenn Vorgänge wochenlang liegen bleiben, ist der Todesfall eines Versicherten oft erst dann bekannt, wenn die Kasse einen Rückläufer schickt. Das ist der ungünstigste Moment, weil dann Fristen eng werden und Belege unter Umständen schwerer zu beschaffen sind.

Wer seine offenen Vorgänge regelmäßig und zeitnah abarbeitet, vermeidet genau dieses Problem. Erbrachte Leistungen sollten so zügig wie möglich in die Abrechnung überführt werden, unabhängig davon, ob ein Todesfall eingetreten ist oder nicht.

Was passiert mit Mietgeräten und Pauschalen nach dem Tod des Versicherten?

Mietgeräte wie Pflegebetten, Rollstühle oder Beatmungsgeräte müssen nach dem Tod des Versicherten zurückgeholt werden. Die Mietpauschale endet mit dem Todestag. Tage nach dem Tod können nicht abgerechnet werden, auch wenn das Gerät physisch noch beim Patienten steht.

Für die Abrechnung bedeutet das: Die letzte abrechenbare Periode endet am Todestag, anteilig auf den Tag genau. Wie die Kasse das technisch in der Abrechnung erwartet, variiert. Manche Kassen akzeptieren eine verkürzte Abrechnungsperiode ohne weitere Erklärung, andere erwarten eine Anmerkung oder einen angepassten Abrechnungszeitraum.

Pauschalen, die für einen Monat im Voraus berechnet werden, müssen entsprechend angepasst werden. Eine Vollmonats-Pauschale für einen Versicherten, der in der Monatsmitte verstorben ist, wird von der Krankenkasse nicht akzeptiert und führt zu einer Absetzung. Hier ist Sorgfalt bei der Vorbereitung der Abrechnung entscheidend.

Die Rückholung des Geräts sollte zeitnah organisiert werden, nicht nur aus abrechnungstechnischen Gründen, sondern auch, um Haftungsfragen zu vermeiden. Wer das Gerät zu lange beim Verstorbenen belässt, riskiert Schäden und Komplikationen bei der Rückgabe.

Wie sollten Leistungserbringer intern auf einen Todesfall reagieren?

Sobald ein Todesfall bekannt wird, sollten Leistungserbringer sofort drei Dinge tun: alle laufenden Lieferungen und Aufträge für diesen Versicherten stoppen, alle offenen und noch nicht abgerechneten Positionen identifizieren und die Rückholung von Mietgeräten einleiten. Diese drei Schritte verhindern die häufigsten Fehler, die zu Absetzungen führen.

In vielen Betrieben fehlt ein klarer interner Prozess für genau diese Situation. Der Todesfall kommt ungeplant, oft mitten im laufenden Betrieb, und wenn kein fester Ablauf definiert ist, passieren Fehler: Lieferungen gehen raus, Mietpauschalen werden weiterberechnet, Belege werden nicht rechtzeitig zusammengestellt.

Ein einfacher interner Checklisten-Prozess hilft erheblich:

Todesfall im System dokumentieren und alle aktiven Aufträge sperren
Offene, noch nicht abgerechnete Leistungen bis zum Todestag zusammenstellen
Mietgeräte zur Abholung anmelden und Abholtermin koordinieren
Abrechnungsunterlagen vollständig prüfen und zeitnah einreichen
Bei Unklarheiten direkt mit der zuständigen Krankenkasse Rücksprache halten

Der kritische Punkt ist Geschwindigkeit. Je länger ein Todesfall intern unbearbeitet bleibt, desto größer wird das Risiko, dass Fristen ablaufen, Belege verloren gehen oder Folgefehler entstehen. Ein klarer Prozess, der sofort greift, schützt die Liquidität des Betriebs.

Wie wir bei Todesfällen in der Hilfsmittelabrechnung unterstützen

Todesfälle sind in der Hilfsmittelabrechnung keine Ausnahme, sondern ein regelmäßig auftretendes Szenario, das schnelles und korrektes Handeln erfordert. Genau hier setzen wir an. Wir arbeiten direkt in deinem System, kennen die kassenspezifischen Anforderungen und sorgen dafür, dass solche Sondersituationen nicht zu liegengebliebenen Umsätzen oder Absetzungen führen.

Was wir konkret übernehmen:

Identifikation und Bearbeitung aller offenen Positionen nach einem Todesfall
Korrekte Vorbereitung der Abrechnung nach § 300 und § 302 SGB V, anteilig bis zum Todestag
Klärung von Rückläufern und Absetzungen direkt mit der Krankenkasse
Fristenüberwachung, damit kein Vergütungsanspruch verloren geht
Unterstützung beim Aufbau interner Prozesse für solche Sonderfälle

Abrechnung ist das letzte Glied der Kette, nicht der Kern. Was zählt, ist, dass der Vorgang überhaupt vollständig und rechtzeitig dorthin kommt. Wenn du merkst, dass solche Fälle bei dir regelmäßig liegenbleiben oder zu Absetzungen führen, ist das ein klares Signal für ein Prozessproblem, kein reines Abrechnungsproblem. Sprich uns an und wir schauen gemeinsam, wo wir ansetzen können.

06834 46 997 0