Welche Belegpflichten bestehen bei der Abrechnung von Hilfsmitteln gegenüber der Krankenkasse?

Posted by: Tanja Port
22 Aug. 2026

Bei der Abrechnung von Hilfsmitteln gegenüber der Krankenkasse musst du eine Reihe von Belegen einreichen: in der Regel die ärztliche Verordnung, den Kostenvoranschlag, die Genehmigung der Kasse sowie den Lieferschein mit Patientenunterschrift. Welche Unterlagen im Einzelfall genau erforderlich sind, hängt vom Hilfsmittel, der jeweiligen Krankenkasse und dem Versorgungsweg ab. Die folgenden Abschnitte klären die häufigsten Fragen rund um Belegpflichten, Aufbewahrungsfristen und besondere Anforderungen bei Homecare und Pflegehilfsmitteln.

Welche Dokumente müssen bei der Hilfsmittelabrechnung eingereicht werden?

Für die Hilfsmittelabrechnung gegenüber der Krankenkasse benötigst du in der Regel vier Kernbelege: die ärztliche Verordnung (Rezept), einen geprüften Kostenvoranschlag, die Genehmigung der Krankenkasse sowie einen unterzeichneten Lieferschein oder eine Empfangsbestätigung des Versicherten. Diese Kombination bildet den Belegkern, den die meisten Kassen für eine vollständige Abrechnung nach § 302 SGB V voraussetzen.

Im Detail sieht die Beleglage so aus:

Ärztliche Verordnung: Das Rezept muss vollständig ausgefüllt sein, also Diagnose, ICD-Code, Hilfsmittelbezeichnung und Arztunterschrift enthalten.
Kostenvoranschlag (KV/eKV): Viele Kassen verlangen einen vorab eingereichten und genehmigten Kostenvoranschlag, insbesondere bei höherwertigen Versorgungen.
Genehmigungsschreiben der Krankenkasse: Ohne gültige Genehmigung gilt die Versorgung als nicht autorisiert und wird abgesetzt.
Lieferschein mit Patientenunterschrift: Der Nachweis, dass das Hilfsmittel tatsächlich übergeben wurde, ist für nahezu alle Kassen Pflicht.
Maßblatt oder Versorgungsprotokoll: Bei individuell angefertigten Hilfsmitteln wie Orthesen oder Kompressionsversorgungen kommen zusätzliche Nachweise dazu.

Wichtig: Viele Absetzungen entstehen nicht, weil die Versorgung falsch war, sondern weil ein Beleg fehlt oder formal unvollständig ist. Fehlende Unterschriften, unleserliche Verordnungen oder nicht genehmigte Positionen sind klassische Ursachen für Rückläufer.

Was schreibt § 302 SGB V zur Belegpflicht vor?

§ 302 SGB V regelt die Abrechnung von Leistungserbringern im Hilfsmittelbereich gegenüber den gesetzlichen Krankenkassen. Er verpflichtet Leistungserbringer, Abrechnungen maschinell und in einem definierten Datensatzformat einzureichen sowie alle abrechnungsrelevanten Belege aufzubewahren und auf Anforderung vorzulegen. Die konkrete Ausgestaltung der Belegpflichten ergibt sich zusätzlich aus den jeweiligen Verträgen mit den Kostenträgern.

§ 302 SGB V ist die gesetzliche Grundlage für die Hilfsmittelabrechnung mit den Kassen. Er schreibt vor, dass Leistungserbringer wie Sanitätshäuser, Homecare-Anbieter oder Reha-Dienstleister ihre Abrechnungen elektronisch übermitteln und dabei die vorgeschriebenen Datensatzstrukturen einhalten. Dazu gehören unter anderem Versichertendaten, Verordnungsdaten und Positionsnummern aus dem Hilfsmittelverzeichnis.

Was § 302 SGB V nicht im Einzelnen regelt, sind die spezifischen Belegpflichten für jedes Hilfsmittel. Diese finden sich in den Rahmenverträgen nach § 127 SGB V sowie in den kassenindividuellen Verträgen. Das bedeutet in der Praxis: Zwei Kassen können für dieselbe Versorgung unterschiedliche Beleganforderungen stellen. Wer pauschal für alle Kassen gleich abrechnet, riskiert Absetzungen.

Wann ist eine Genehmigung der Krankenkasse vor der Lieferung erforderlich?

Eine Vorabgenehmigung der Krankenkasse ist bei Hilfsmitteln erforderlich, die nicht im Rahmen der Festbetragsregelung liegen, einen bestimmten Kostenrahmen überschreiten oder durch den jeweiligen Kassenvertrag ausdrücklich als genehmigungspflichtig eingestuft sind. Bei Versorgungen, die ohne erforderliche Genehmigung geliefert werden, droht die vollständige Absetzung der Rechnung.

Typische genehmigungspflichtige Hilfsmittel sind unter anderem:

Elektrische Rollstühle und Elektromobile
Kommunikationshilfen und Umfeldkontrollgeräte
Aufwendigere Orthesen und Prothesen
Hilfsmittel, bei denen ein Kostenvoranschlag (eKV) eingereicht werden muss
Versorgungen oberhalb des Festbetrags, bei denen eine Mehrkostenvereinbarung nötig ist

Die Genehmigung muss vor der Lieferung vorliegen, nicht danach. Eine nachträgliche Genehmigung erkennen die meisten Kassen nicht an. Besonders bei Neuversorgungen lohnt es sich, die Genehmigungspflicht im Vorfeld zu prüfen und Fristen im Blick zu behalten. Läuft eine Genehmigung ab, bevor die Versorgung abgeschlossen ist, muss sie unter Umständen erneuert werden.

Was passiert, wenn Belege bei der Abrechnung fehlen oder fehlerhaft sind?

Fehlen Belege oder sind sie fehlerhaft, setzt die Krankenkasse die betreffende Position ab. Das bedeutet: Die erbrachte Leistung wird nicht vergütet. Je nach Fehlerart kann eine Korrektur und Wiedereinreichung möglich sein, aber das kostet Zeit und bindet Personal. Im schlimmsten Fall bleibt die Absetzung bestehen und der Umsatz ist verloren.

Die häufigsten Gründe für Absetzungen im Belegbereich sind:

Fehlende oder unleserliche Patientenunterschrift auf dem Lieferschein
Verordnung ohne vollständige Angaben (fehlender ICD-Code, fehlende Diagnose)
Abgerechnete Position nicht von der Genehmigung gedeckt
Genehmigung zum Zeitpunkt der Lieferung bereits abgelaufen
Falsches Abrechnungsformat oder fehlende Pflichtfelder im Datensatz

Viele Betriebe unterschätzen den wirtschaftlichen Schaden durch liegengebliebene Rückläufer. Eine Absetzung, die nicht aktiv bearbeitet wird, wird nicht automatisch korrigiert. Die Kasse zahlt nicht nach, wenn niemand widerspricht. Deshalb ist die systematische Nachverfolgung von Absetzungen genauso wichtig wie die sorgfältige Belegzusammenstellung vor der Einreichung.

Wie lange müssen Abrechnungsbelege für Hilfsmittel aufbewahrt werden?

Abrechnungsbelege für Hilfsmittel müssen in der Regel mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist ergibt sich aus steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben sowie aus den Prüfrechten der Krankenkassen. Einzelne Kassenverträge können abweichende Fristen vorsehen, weshalb ein Blick in die jeweiligen Rahmenverträge sinnvoll ist.

Die Aufbewahrungspflicht betrifft alle abrechnungsrelevanten Unterlagen: Verordnungen, Kostenvoranschläge, Genehmigungsschreiben, Lieferscheine, Maßblätter und die Abrechnungsdatensätze selbst. Auch digitale Kopien müssen revisionssicher gespeichert und jederzeit abrufbar sein.

Prüfungen durch den Medizinischen Dienst oder direkte Belegprüfungen durch Kassen können auch Jahre nach der Versorgung noch eingeleitet werden. Wer Belege nicht vollständig vorlegen kann, riskiert nachträgliche Absetzungen. Eine strukturierte Belegablage, ob digital oder physisch, ist daher kein bürokratischer Selbstzweck, sondern direkter Schutz der eigenen Liquidität.

Welche Besonderheiten gelten bei der Belegpflicht für Homecare und Pflegehilfsmittel?

Bei Homecare-Versorgungen und Pflegehilfsmitteln gelten im Vergleich zur klassischen Hilfsmittelversorgung erweiterte Belegpflichten. Hier kommen neben der ärztlichen Verordnung häufig Pflegegutachten, Bedarfsnachweise oder Pflegegradbescheinigungen hinzu. Auch die Liefernachweise sind aufwendiger, da Versorgungen oft wiederkehrend und in wechselnden Mengen erfolgen.

Besonderheiten bei Homecare-Versorgungen

Homecare-Leistungen umfassen oft enterale Ernährung, Inkontinenzversorgung, Wundversorgung oder Beatmung. Für diese Bereiche verlangen Kassen regelmäßig:

Ärztliche Verordnung mit klarer Diagnose und Bedarfsangabe
Genehmigung für den Versorgungszeitraum, nicht nur für eine Einzellieferung
Liefernachweise für jede einzelne Lieferung im Versorgungszeitraum
Bei Folgeversorgungen: aktualisierte Verordnungen und ggf. erneute Genehmigung

Besonderheiten bei Pflegehilfsmitteln

Pflegehilfsmittel nach § 40 SGB XI werden über die Pflegekasse abgerechnet, nicht über die Krankenkasse. Das bedeutet andere Formulare, andere Genehmigungswege und andere Belegpflichten. Trotzdem werden Pflegehilfsmittel und medizinische Hilfsmittel in der Praxis oft gemeinsam geliefert, was zu Verwechslungen bei der Zuordnung und damit zu Absetzungen führen kann. Eine saubere Trennung der Abrechnungswege ist hier entscheidend.

Gerade im Homecare-Bereich führen unvollständige oder verspätet eingereichte Belege schnell zu erheblichen Liquiditätsproblemen, weil die Versorgungsmengen und damit die offenen Forderungen hoch sind.

So unterstützen wir bei Belegpflichten und Hilfsmittelabrechnung

Belegpflichten klingen nach Verwaltung, sind aber in Wahrheit ein Liquiditätsthema. Jede fehlende Unterschrift, jede abgelaufene Genehmigung, jeder nicht nachverfolgte Rückläufer ist bares Geld, das nicht zurückkommt. Genau hier setzen wir an.

Als operativer Partner übernehmen wir die operativen Inhouse-Prozesse direkt in deinem System und in deinem Namen. Das bedeutet konkret:

Wir prüfen Verordnungen und Kostenvoranschläge auf Vollständigkeit, bevor sie eingereicht werden
Wir überwachen Genehmigungsfristen und stoßen Verlängerungen rechtzeitig an
Wir bearbeiten Rückläufer und Absetzungen systematisch und verfolgen offene Positionen bis zur Vergütung nach
Wir bereiten die Abrechnung nach § 302 SGB V vor und stellen sicher, dass alle Pflichtbelege vollständig vorhanden sind
Wir arbeiten in den gängigen Branchensystemen wie KUMAVISION, eva/3, TopM san6 und opta data, ohne dass du deine Software wechseln musst

Abrechnung ist das letzte Glied der Kette, nicht der Kern. Wenn Vorgänge vorher nicht sauber aufgebaut werden, hilft auch die beste Abrechnung nicht. Wir sorgen dafür, dass erbrachte Leistungen auch tatsächlich zu Geld werden. Wenn du wissen möchtest, wie das für deinen Betrieb aussehen kann, melde dich für ein Erstgespräch.

06834 46 997 0