Welche Softwarelösungen gibt es für die Hilfsmittelabrechnung?

Posted by: Tanja Port
06 Okt. 2026

Für die Hilfsmittelabrechnung gibt es eine Reihe spezialisierter Softwarelösungen, die auf die Anforderungen von Sanitätshäusern, Homecare-Anbietern und Reha-Dienstleistern zugeschnitten sind. Bekannte Systeme im Hilfsmittelbereich sind unter anderem KUMAVISION, eva/3, TopM san6 und opta data. Welches System am besten passt, hängt von der Betriebsgröße, den betreuten Produktgruppen und den Schnittstellen zu Krankenkassen ab. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Auswahl, Integration und den richtigen Zeitpunkt für externe Unterstützung.

Welche Anforderungen muss eine Software für die Hilfsmittelabrechnung erfüllen?

Eine Software für die Hilfsmittelabrechnung muss die gesamte Prozesskette abbilden: von der Auftragserfassung über das Genehmigungsmanagement bis zur elektronischen Abrechnung nach § 302 SGB V gegenüber den Krankenkassen. Ohne diese Abdeckung entstehen manuelle Lücken, die Rückläufer und Liquiditätsverluste verursachen.

Konkret sollte eine geeignete Lösung folgende Kernfunktionen mitbringen:

Elektronische Kostenvoranschläge (eKV): Die Einreichung von Kostenvoranschlägen erfolgt heute bei vielen Kassen digital. Die Software muss diesen Standard unterstützen.
Genehmigungsmanagement: Offene Genehmigungen müssen überwacht und Fristen eingehalten werden, sonst drohen Absetzungen durch die Kasse.
Stammdatenpflege: Korrekte Versichertendaten, Hilfsmittelnummern und Vertragszuordnungen sind Voraussetzung für eine fehlerfreie Abrechnung.
§302-konforme Abrechnung: Die Datenübermittlung an Krankenkassen muss dem vorgeschriebenen Format entsprechen.
Bearbeitung von Rückläufern und Absetzungen: Die Software sollte Absetzungen dokumentieren und die Nachverfolgung bis zur vollständigen Vergütung ermöglichen.
Schnittstellen zu Kostenträgern: Direkte Datenübermittlung an Krankenkassen spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Entscheidend ist außerdem, dass das System regelmäßig aktualisiert wird. Vertragsänderungen mit Krankenkassen, neue Hilfsmittelnummern oder geänderte Abrechnungsregeln müssen zeitnah eingepflegt werden, sonst entstehen Absetzungen, die vermeidbar gewesen wären.

Welche Softwarelösungen sind im Hilfsmittelbereich am weitesten verbreitet?

Im Hilfsmittelbereich haben sich mehrere spezialisierte Systeme etabliert, die von Sanitätshäusern, Homecare-Anbietern und Reha-Dienstleistern eingesetzt werden. Die bekanntesten Lösungen sind KUMAVISION, eva/3, TopM san6 und opta data. Jedes System hat eigene Stärken, Zielgruppen und Integrationsansätze.

KUMAVISION

KUMAVISION basiert auf Microsoft Dynamics und richtet sich vor allem an mittelständische bis größere Leistungserbringer im Homecare- und Medizintechnikbereich. Das System bietet umfangreiche ERP-Funktionen, also Warenwirtschaft, Logistik und Abrechnung in einer Plattform. Der Funktionsumfang ist groß, was die Einarbeitung aufwendiger macht.

eva/3

eva/3 ist eine weit verbreitete Branchensoftware für Sanitätshäuser und Homecare-Anbieter. Sie deckt die Auftragserfassung, das Rezeptmanagement, die Genehmigungsverwaltung und die Abrechnung nach § 302 SGB V ab. Viele mittelständische Betriebe setzen auf eva/3, weil es sich gut an die spezifischen Anforderungen des deutschen Hilfsmittelmarkts angepasst hat.

TopM san6

TopM san6 ist besonders in Sanitätshäusern verbreitet und verbindet Warenwirtschaft mit Abrechnungsfunktionen. Das System unterstützt sowohl die Kassenabrechnung als auch die Privatliquidation und bietet Schnittstellen zu Abrechnungszentren.

opta data

opta data ist nicht nur Softwareanbieter, sondern auch Abrechnungszentrum. Das Unternehmen bietet eine eigene Softwareplattform, die eng mit dem Abrechnungsservice verzahnt ist. Für Betriebe, die beides aus einer Hand wollen, kann das ein Vorteil sein.

Welche Lösung die richtige ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend sind die Betriebsgröße, die betreuten Hilfsmittelgruppen und die vorhandene IT-Infrastruktur. Wer mehrere Standorte betreibt oder komplexe Versorgungsprozesse hat, braucht andere Funktionen als ein kleines Sanitätshaus mit überschaubarem Sortiment.

Was unterscheidet branchenspezifische von allgemeiner Abrechnungssoftware?

Branchenspezifische Hilfsmittelabrechnungssoftware bildet die gesetzlichen Anforderungen des deutschen Hilfsmittelmarkts direkt ab: § 302 SGB V, Hilfsmittelnummern, Genehmigungsverfahren und kassenspezifische Verträge sind bereits integriert. Allgemeine Abrechnungssoftware erfordert dagegen aufwendige Anpassungen und deckt diese Spezifika oft gar nicht vollständig ab.

Der Unterschied zeigt sich in der Praxis an mehreren Punkten:

Hilfsmittelnummern und Produktkatalog: Branchensysteme pflegen die gültigen Hilfsmittelnummern und verknüpfen sie automatisch mit den richtigen Abrechnungspositionen. In allgemeiner Software muss das manuell gepflegt werden.
Genehmigungsworkflows: Die Fristen und Verfahren für Genehmigungen unterscheiden sich je nach Kasse und Hilfsmittelgruppe. Branchensoftware kennt diese Regeln und erinnert aktiv an offene Vorgänge.
Elektronische Datenübermittlung: Die §302-konforme Übermittlung an Krankenkassen erfordert spezifische Datenformate. Branchensysteme liefern diese Schnittstellen fertig mit.
Vertragsdatenbanken: Kassenverträge mit unterschiedlichen Preisen und Bedingungen sind in Branchensoftware hinterlegt und werden aktualisiert.

Allgemeine Buchhaltungs- oder Praxissoftware kann einfache Rechnungen erstellen, aber die komplexen Anforderungen der Hilfsmittelabrechnung gegenüber Krankenkassen lassen sich damit kaum zuverlässig abbilden. Wer auf das falsche System setzt, zahlt den Preis in Form von Absetzungen, manuellen Korrekturen und liegen gebliebenem Umsatz.

Wie lässt sich Abrechnungssoftware in bestehende Praxis- oder Unternehmensabläufe integrieren?

Die Integration von Hilfsmittelabrechnungssoftware in bestehende Abläufe gelingt am besten, wenn das System direkt dort ansetzt, wo Aufträge entstehen: in der Auftragserfassung. Wer Daten doppelt einpflegen muss, verliert Zeit und produziert Fehler. Entscheidend sind daher Schnittstellen zu Warenwirtschaft, Rezeptmanagement und Kostenträgern.

In der Praxis bedeutet eine gelungene Integration:

Einheitliche Datenbasis: Stammdaten zu Patienten, Versicherungen und Produkten werden einmal gepflegt und stehen allen Prozessschritten zur Verfügung.
Automatisierte Workflows: Von der Auftragsannahme über den Kostenvoranschlag bis zur Abrechnung laufen Vorgänge im System, ohne manuelle Übergaben zwischen verschiedenen Tools.
Klare Benutzerrollen: Wer im System welche Aufgaben übernimmt, sollte von Anfang an definiert sein. Unklare Zuständigkeiten sind einer der häufigsten Gründe, warum Vorgänge liegen bleiben.
Schulung des Teams: Auch die beste Software nutzt wenig, wenn das Team sie nicht sicher bedient. Einarbeitungszeit einzuplanen ist kein Luxus, sondern Voraussetzung.

Ein häufiger Fehler: Betriebe kaufen eine Software, richten sie aber nicht vollständig ein. Vertragspreise werden nicht aktualisiert, Genehmigungsfristen nicht konfiguriert, Schnittstellen nicht aktiviert. Das Ergebnis ist eine Software, die theoretisch viel kann, aber in der Praxis kaum Entlastung bringt.

Wann lohnt sich externes Abrechnungsmanagement statt eigener Software?

Externes Prozessmanagement lohnt sich dann, wenn das eigentliche Problem kein Softwareproblem ist, sondern ein Personalproblem. Wenn Vorgänge liegen bleiben, weil Fachkräfte fehlen oder fehlendes Know-how zu Absetzungen führt, löst neue Software das Problem nicht. Dann braucht es operative Unterstützung, die direkt im laufenden Betrieb ansetzt.

Konkrete Situationen, in denen externe Unterstützung mehr bringt als ein Softwarewechsel:

Rückstände in der Auftragserfassung oder beim Genehmigungsmanagement wachsen trotz vorhandener Software.
Absetzungen durch Krankenkassen häufen sich, weil Fristen oder Formalitäten nicht eingehalten werden.
Personalausfall durch Krankheit oder Urlaub bringt den gesamten Abrechnungsprozess ins Stocken.
Das Team beherrscht die Software, aber nicht die fachlichen Anforderungen dahinter: Genehmigungsverfahren, Kassenregeln, eKV-Pflichten.
Erbrachte Leistungen werden nicht oder zu spät abgerechnet, weil der Prozess vor der Abrechnung hakt.

Der entscheidende Unterschied: Abrechnung ist das letzte Glied der Kette, nicht der Kern des Problems. Wer nur die Abrechnung auslagert, aber die vorgelagerten Prozesse nicht im Griff hat, schickt unfertige Vorgänge nach draußen und bekommt Absetzungen zurück. Externe Unterstützung, die direkt in den operativen Inhouse-Prozessen ansetzt, schließt diese Lücke.

So unterstützen wir bei der Hilfsmittelabrechnung

Wir arbeiten direkt in den gängigen Branchensystemen des Hilfsmittelbereichs: KUMAVISION, eva/3, TopM san6 und opta data. Das bedeutet: kein Systemwechsel, keine Doppelpflege, kein Einarbeitungsaufwand auf deiner Seite. Wir übernehmen die operativen Inhouse-Prozesse in deinem System und in deinem Namen.

Was das konkret bedeutet:

Auftragserfassung und Stammdatenpflege direkt in deiner Software
Erstellung und Einreichung von Kostenvoranschlägen und eKVs
Genehmigungsmanagement gegenüber Krankenkassen inklusive Fristenüberwachung
Bearbeitung von Rückläufern und Absetzungen bis zur vollständigen Vergütung
Vorbereitende Abrechnung nach § 302 SGB V

Das Ergebnis: Entlastung für dein Team, Sicherheit durch dauerhaft verfügbares Fachwissen und Liquidität, weil erbrachte Leistungen nicht als Ausbuchung enden. Wir decken alle gängigen Hilfsmittelbereiche ab, während viele andere Anbieter auf ein System oder einen Bereich spezialisiert sind.

Wenn du wissen möchtest, wie das in deinem Betrieb konkret aussehen kann, sprich uns an. Ein erstes Gespräch zeigt schnell, wo die größten Hebel liegen.

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